機能紹介

スケジュール管理/ToDo/マイ・ノート等、業務管理に必要な機能19種類を用意しています。
出張先や客先でも、急な連絡に対応でき、貴社の業務連携強化及び業務効率をアップさせること間違いなしです。

下記各機能名、または機能アイコンをクリックして下さい。

スケジュール	ToDo	マイ・ノート	プロジェクト管理
Webメール	回覧板	電子会議	マイ・データ
営業指示・報告	業務指示・報告	掲示板	電子決済
電話連絡	アドレス情報	施設予約	当番担当者
携帯機能	リンク集	タイムカード	個人設定
管理者設定	アンケート機能

スケジュール機能

個人の予定を登録します。予定は非公開にすることも可能です。
登録方法は、毎週･毎月･第何週･何曜日など多彩に渡る繰り返し登録が可能です。

Googleカレンダー iCalとの連動サービス開始

Googleカレンダー、E-グルProのスケジュール連動に対応しました。
社内作業のスケジュールはこのカレンダー、外回りではこのカレンダーなど、カレンダーの使い分けに苦労している人も少なくありません。
E-グルProの新しいサービスでは、カレンダーをひとつにまとめることができます。

【Googleカレンダー同期画面】

新機能１　Googleカレンダーと同期
Googleカレンダーに入力した予定がE-グルPro上に自動的に同期されます。
※仕様変更等によりサービスが利用できなくなる可能性がございます。

新機能２　E-グルProのスケジュールを外部のカレンダーへ同期
E-グルProへログインしなくてもICAL対応の外部カレンダー上でE-グルの予定が確認できます。
※設定方法は外部カレンダーのICALURL設定画面によって異なります。
E-グルProが生成するiCalendarスケジュールは、一般的な形式にて出力しておりますが、お客様がご使用されるカレンダーアプリケーション、ソフトによっては表示されないことがございます。

外部カレンダーとは？
outlook2010、iPhone、iPad標準カレンダー、Macのカレンダー（iCal）などがあります。

連動サービスの使用例

●スマートフォン、タブレットを使用した活用方法
外出先からでも、E-グルPro、Googleカレンダーがスマートフォンから一目で確認することができます。

よくあるご質問

カレンダーの同期って何ですか？

E-グルProや、Googleカレンダーなど複数のカレンダーを使用している場合、E-グルPro、Googleカレンダー、スマートフォン上ですべてのスケジュールを見ることができるようにする便利な機能です。

Googleカレンダーから入力した予定をE-グルPro上で他の人に見られたくないのですが・・・

GoogleカレンダーのスケジュールをE-グルPro上で非公開にすることができます。

ご利用ガイド

グループウェアの機能の基本中の基本。
予定を確実に登録して、無駄の無い計画的な行動を心掛けましょう。

また、スケジュールの入力画面の下にある、『その他の任意入力項目 ＋　－』内には、様々な追加情報があります。
この『＋』をクリックすると追加情報を入力できます。
スケジュールの共有や、特定の人にだけ公開する予定、アラーム等の機能があります。
忘れっぽい人でもE-グルProのアラームが予定の前にお知らせしてくれます。

ToDo

個人または複数の人で行わなければいけない作業を登録します。
締切日や重要度などの設定を行い、進捗率を随時変更していきます。
これで作業忘れは、防止できます。
自分だけではなく、共有登録できるので、他の人の忘れ防止にもなります。

ご利用ガイド

朝、出勤時に携帯から確認しておけば、今日1日の予定が立てやすいですね。

マイ・ノート

個人個人、自由にメモ書きとして利用します。
マイ・ノートは、複数作成することが可能で用途に応じたタイトルを付けることができます。
リンクやメールアドレスも自動リンクします。
TOPページに表示されるので、見たい時に直ぐに見ることができます。

ご利用ガイド

『ID・パスワード』や『友だちの誕生日』など活用方法はたくさんあります。
気になる記事をコピーしておいたり、ページ制限が無いので使い方は自由ですね。

プロジェクト管理

プロジェクトの進捗状況を管理します。
複雑な設定や入力が必要なく、作業の進捗状態を管理することができます。
グラフ表示も可能で、作業の遅れ等も把握できます。
進捗の単位も「%」のほかに任意で設定(※)することができ、色々な用途に対応することが出来ます。
※単位は管理者画面より設定できます。

活用事例【プロジェクト管理】

確実にプロジェクトを完了させるために作られたシンプルなプロジェクト管理です。
複雑な項目は設定しないで、必要最低限の項目を管理していきましょう。
それだけで、プロジェクトの進み具合いは変わってきます。

Webメール

受信メールサーバー・送信メールサーバーの設定を行うことで『E-グルPro』を通じてメールの送受信を行えます。
携帯にもWebメール機能があるので、外出先でもメールの確認ができます。

ご利用ガイド

出張先などでのメールチェックに便利ですね。
一番、利用価値が高いのは携帯で確認が出来ること。
とりあえず、外出先でもメールをチェックして情報だけは早めに確認することが可能です。

回覧板

アンケートなどの様な回答や意見を求めたい時に利用します。
必要に応じてグループ・個人ごとに回覧先を設定します。
回答期限が設定できるので、回答した人の意見は確実に確認することができます。

ご利用ガイド

回答があるとメールにお知らせしてくれる機能もあるので、他の人の回答をチェックする必要も無いですね。

電子会議

Web上での会議を実現します。
議長・参加者・オブザーバー・議事録作成者・会議期間などを設定できます。
より、現実的な会議を実現するために発言が有った場合、メールにて発言内容を送信する機能があり、離れた場所に居ても意見を述べたり確認したりすることが出来ます。
会議は、議長が中心に進行され、会議終了後には参加者に議事録を回覧します。
今まで会議に掛けてた時間・交通費・場所、大幅に削減できます。

活用事例【時間・場所を選ばず会議をしたい】

拠点が別々だったり、会議室の予約ができなかったり、会議メンバーの都合がつかなかったりと、なかなか集まって話ができない事も多々あります。そんな時は、E-グルProでの会議が便利です！
会議期限内であり、E-グルProにログインさえしていれば内容を閲覧でき、意見ができます。また、添付ファイルも添付できるので会議に必要な資料を確認することもできます。まとめて印刷する手間や意見や資料の修正もできるので、状況が変更した際にも臨機応変な対応が可能です。
携帯からも会議に参加できるので、他の発言は携帯メールで受信すれば即座に意見を述べることができます。リアルタイムな会議を実現しました。
今まで会議に掛けてた時間・交通費・場所、大幅に削減出来ますね。

マイ・データ

『マイ・データ』は、自分専用のデータ保管場所として。
『共有フォルダ』は、グループ単位でデータの共有を。
ここにファイルを保管しておけば、どこにいても『E-グルPro』を通じてファイルを利用できます。
更に、『 ビューワー』でダウンロード先を紹介しているのでソフトが無くても安心です。

ご利用ガイド

一種の「オンラインストレージ」サービスですね。
会社で作りかけの資料を自宅で作業する時に。
出張先で突然資料が必要な時に。
とにかく色々な場面で利用できますね。

営業指示・報告

訪問先・目的などの営業内容を報告します。
報告先は、必要に応じてグループ単位で報告を行います。
報告内容に対し、指示などをコメント出来るので営業戦略的に利用できます。
取引先や担当者などで検索することで、営業内容の計画・見直しなどに役立ちます。

ご利用ガイド

取引先で検索すると、一連の営業履歴として確認できるので、一連の行動を分析することで今後の営業戦略をたてやすくなりますね。
当社では、この機能がかなり重要な役目を果たしています。
営業担当者に話を聞かなくても、営業状況が把握でき、適切な指示を与えられるので先手先手の営業が可能となりました。

業務指示・報告

プロジェクトや担当業務などの定期的な報告に利用します。
各業務の内容を把握することで、適切な指示を与えられます。

活用事例【業務連絡の徹底周知】

離れた拠点での業務連絡や報告、指示に関しての意思疎通の為に大いに役立ちます。
添付ファイルとして、資料も添付できるので資料を確認しながら報告内容を確認でき、適切な指示を出すこともできるので大変便利です。
営業指示・報告の機能と合わせて活用すれば、更に戦略的ツールとしての利用ができます。
また、業務日誌としても活用できます。
当社では、各業務報告以外に新人日報として利用したり入札などの状況もこれで管理しています。

掲示板

特に回答を不要とする伝言などを掲示します。
掲示する期限を設定できるので、期限が過ぎると自動的に削除されます。（実際の社内などの掲示板のイメージと同じ感覚です。）

ご利用ガイド

掲示に期限を設定できるので、古い内容を削除したりする管理が必要ありません。
一時的に、知らせたい内容（停電のお知らせや夏期休暇の案内など）を気軽に掲示出来ますね。

電子決済

「稟議書」、「休暇届け」など複数の決裁を必要とする書類の申請に利用します。申請書は、順次決裁ルートに従い、決裁待ちになります。
申請内容により決裁ルートを設定できます。決裁状況と決裁時のコメントの確認ができます。（決裁者は最大5人までです。）

ご利用ガイド

立て込んでいて忙しいときに、机の上に書類が紛れて決済するのを忘れているうちに、期日になってしまったというような「うっかりミス」が防げますよ。

電話連絡

お客様からの電話や訪問の時に担当者に伝言を入れることで、確実に担当者へ内容を伝えることができます。
メール 転送設定をしておくと、外出時でも携帯メールで伝言内容をお知らせするので、急な連絡でも素早く対応ができます。
担当者が伝言内容を閲覧したか、伝言を登録した方が確認できます。

ご利用ガイド

今まで、メモ用紙に書いて机の上に置いてあった伝言。
外出先から電話で確認したり、帰社後に確認して慌てて対応なんてことは無くなりますね。
是非とも、携帯メールへのお知らせ設定を行って使っていただきたい機能です。

アドレス情報

「社内アドレス帳」、「取引先情報」、「個人用アドレス帳」を管理します。
「社内アドレス帳」、「取引先情報」は、グループで共有されます。
「個人用アドレス帳」は、自分だけのアドレス帳として利用できます。
部門別や50音順で簡単に検索ができます。

ご利用ガイド

携帯機能と合わせて利用したい機能です。
外出先でも、取引先の電話番号や住所を確認出来るといざという時、安心ですね。
近い将来、地図機能も追加されるので、更に利便性が高まります。

施設予約機能

会議室などの施設の予約を行います。
スケジュールと同時に予約することも可能です。
施設の他に、機器類などの備品の利用予約として使用しても便利です。

ご利用ガイド

施設を考えると、利用方法が思い浮かばない会社様もあるかと思います。
施設予約を設備予約として考えると、活用方法が増えます。
当社では、応接室の他、セミナールーム・プロジェクターやデジカメ・　デジタルビデオなどで利用しています。

当番担当者機能

清掃当番・朝礼の当番など担当者の登録を行います。
登録した内容は、担当者のスケジュールに反映されます。

ご利用ガイド

清掃当番・朝礼当番の他、当社では設備の点検などに利用しています。

携帯機能

携帯電話でのご利用は、ＰＣ版とほぼ同等の機能が利用できます。

ただし、添付ファイルなどは閲覧できません。

活用事例【外出先での利用】

●お知らせ機能の活用
パソコンの側にいれば、定期的にグループウェアの新着を確認することはできますね。
でも外出時や出張時は、どうでしょう？携帯機能があれば、チェックは可能ですね。
ですが･･･携帯の場合は、度々チェックするのは面倒ですね。
もう少し使い方を工夫をしてみましょう。
さらに便利な使い方として、新しい新着情報が発生した時にメールでお知らせしてくれる「お知らせメール設定」を使用してみましょう。
お知らせメール設定に携帯のメールアドレスを設定しておけば、携帯で新着をチェックしなくてもメールが来たときにチェックすればＯＫです。
「お知らせメール設定」は、【E-グルPro】の個人設定で簡単に設定できます。
「大事な取引先から、急ぎの用件で電話がきた！」
そんな時も、会社に戻らなくても大事な連絡を逃さず対応できます。
賢く使って、効率よく仕事をしましょう！

リンク集機能

便利なリンク先をグループで共有します。
カテゴリ別の分類が可能で、リンク先には詳細な内容を登録できます。

ご利用ガイド

書籍を購入する際のサイトや出張時のための旅行会社などを登録しておくと便利です。

タイムカード

個人の出勤、帰宅時間を登録することができます。印刷やCSVにて出力することも可能です。

ご利用ガイド

お客様から、ご要望がありましたタイムカード機能を追加しました。
シンプルで使いやすさに配慮しました。

個人設定

各機能の初期表示グループの設定や個人用パスワード、お知らせメールの利用などの設定を行います。

ご利用ガイド

外出時にも大事な連絡が確認できるように、お知らせメール設定を登録するなど使いやすいように設定しましょう。

管理者設定

グループウェア『E-グルPro』の管理を行います。
ユーザーの登録や各機能の権限を制御、メニューのデザインなどの変更が行えます。
管理者機能は、指定されたユーザーしか使用できません。（複数管理者として登録することが可能です。）

ご利用ガイド

適切に利用して、労務管理を円滑に行いましょう。

アンケート機能

社内アンケートを一斉に取る際に効果を発揮します。
閲覧状況・回答状況を一目で確認することができます。
グループ・個人などアンケート受信者を設定します。
アンケートを受信した方はメールでお知らせが届きます。

社内アンケートを一斉に取る際に効果を発揮します。
閲覧状況・回答状況を一目で確認！！

〇メリット１
複数の拠点にいる回答者にアンケートの実施が簡単にできます。
Web上でのアンケートなので、各拠点に資料を配布しなくてもアンケートを実施することができます。

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〇メリット２
３分あればアンケートを簡単に作成することができます。
WordやExcelなどでの作成・配布は、時間とコストがかかります。
E-グルProのアンケートは「件名」、「本文」、「回答内容（選択肢を10個まで設定可能）」、「送信先」のみの入力で簡単に作成できます。

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〇メリット３
アンケート結果の収集も自動で行うため、すぐに集計結果を確認することができます。
集計結果を自動的に表示するので集計の手間が無くなります。
%で表示され、一目で集計結果が分かります。

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〇メリット４
グループ（部門）や個人で分けることができます。
アンケートを実施する度にグループを作成する手間がありません。
E-グルPro上で部門設定が行われているメンバーをグループとして選択することができます。
部門以外の個人を指定したい場合は、個人指定も行うことができます。

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〇メリット５
閲覧状況の公開・非公開ができます。
回答者に他の方の回答内容を公開するかどうかの設定（公開・非公開）ができます。
例えば、会議の日程調整などでアンケートを利用する場合は、他の方の回答内容を確認することで自身の日程調整も容易になります。

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〇メリット６
アンケートが届いたら、メールで通知
アンケートが届いたら、メールで知らせる設定も可能です。これでアンケートを見逃すこともありません。

操作画面について

アンケート作成画面と受信画面は、以下の画像から閲覧することができます。

アンケート機能の使用例